Zimbra - Documentation

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Accueil / Foire aux questions

Foire aux questions

Vous trouverez ici diverses questions concernant Zimbra et la messagerie dans son ensemble

Je passe sous Zimbra, est-ce que mes données sont récupérées ?

Le passage à Zimbra préserve l'ensemble de vos mails ainsi que des dossiers existants.

En ce qui concerne vos archives et vos contacts, ils sont réimportés manuellement par vos informaticiens les jours suivants la migration à Zimbra.

Les paramètres de votre application de messagerie actuelle (filtres...) ne seront pas repris.

A qui m'adresser si j'ai un problème ?

Pour toute demande liée à l'utilisation de Zimbra, nous vous invitons à consulter :

Si vous avez encore des interrogations, nous vous encourageons à contacter en priorité votre informaticien de proximité.
Si vous n'avez pas cette possibilité, contactez la Direction Informatique en cliquant sur le bouton "Assistance" depuis la page suivante

Comment accède-t-on à Zimbra ?

On accède à Zimbra en saisissant dans son navigateur l'adresse suivante : https://zimbra.u-psud.fr/

Zimbra fonctionne-t-il avec tous les navigateurs ?

Les navigateurs actuels les plus courants (Internet Explorer < 10, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari) sont compatibles avec Zimbra.

Pour des raisons d'ergonomie, de performance et d'assistance, nous préconisons l'utilisation du navigateur Mozilla Firefox.

Peut-on consulter ses messages hors-ligne avec Zimbra ?

Dans le cadre d'une consultation hors-ligne (sans connexions possibles), l'usage de l'IMAP est possible avec n'importe quelle application de messagerie "classique" (Mozilla Thunderbird par exemple).

Pour un usage courant, l'IMAP n'est pas le mode d'accès recommandé.

Peut-on continuer à utiliser son application de messagerie classique ?

Ce n'est pas le mode d'accès recommandé pour un usage courant.

En effet, pour bénéficier de l'ensemble des fonctionnalités avancées (partage, agenda, etc.), il est nécessaire d'utiliser la connexion par le web (https://zimbra.u-psud.fr/).

Néanmoins, par soucis de compatibilité, l'accès à la messagerie est toujours possible en IMAP sans utiliser l'interface de Zimbra.

Le choix d'utiliser une application de messagerie classique restreindra aussi le support utilisateur qui pourra être apporté.

Quels protocoles sont disponibles ?

  • HTTP : consultation par le client Web
  • Exchange/ActiveSync: consultation pour les mobiles
  • IMAP : interrogation des messages stockés sur le serveur (conservé uniquement pour des raisons de compatibilité)
  • POP: récupération des messages sur le client. (conservé uniquement pour des raisons de compatibilité)

L'usage recommandé pour les postes des travail est via l'accès par le Web (https://zimbra.u-psud.fr)

L'usage recommandé pour les mobiles/tablettes est via l'accès par Exchange/ActiveSync

Le choix d'un client de messagerie classique (IMAP/POP) restreindra aussi le support utilisateur qui pourra être apporté.

Le protocole IMAP n'est pas le mode d'accès recommandé.

 

Le protocole POP est déconseillé car :

  • Cela ne permet de consulter que le dossier "Réception",
  • Les mails peuvent ne plus être conservés sur le serveur (risque de perte de messages),
  • Non compatible avec l'utilisation de plusieurs clients de messagerie.
  • Aucune restauration de mails ne sera possible. Il vous en reviendra de sauvegarder convenablement vos données.

Quelle est la différence entre IMAP et ActiveSync ?

1. Configuration de périphériques

ActiveSync

Lors de la configuration ActiveSync, vous avez juste besoin de votre nom d'utilisateur, mot de passe, et le nom du serveur. 
Après ceux-ci sont entrés, vous pouvez sélectionner ce que vous souhaitez synchroniser (par exemple email, calendriers, tâches, contacts, notes). 
Toutes les connexions ActiveSync sont automatiquement et toujours effectuées sur des connexions cryptées à l'aide de SSL .
Terminé. L'installation est rapide et simple. Il n'y a pas de choix et rien à configurer.

IMAP + SMTP

IMAP et SMTP ont beaucoup plus de paramètres.
Il y a deux noms de serveurs avec nom d'utilisateur et mots de passe.
Il existe différents ports au choix, les options pour les connexions sécurisées, les chemins de dossiers IMAP, différentes méthodes d'authentification, etc.
Vous pouvez configurer malencontreusement votre appareil avec une connexion non sécurisée, ce qui est un risque de se faire voler ses identifiants.
Les options sont riches et complexes, et nécessitent plus de connaissances et sont donc risques d'erreurs.

2. Accès en Mobilité

ActiveSync

Le protocole s'appuie sur HTTPS et donc fonctionne nativement avec les Wifi qui n'autorisent q'un usage Web.

IMAP + SMTP

Il faut que les ports soient autorisés sur le réseaux où vous vous connectez.

3. Relève des Messages

ActiveSync

ActiveSync prend en charge le mode "Push". 
Lorsqu'il est activé, cela permet à votre téléphone d'être informé d'un nouveau message et de le télécharger dès qu'il arrive. 
Tout en ayant des mises à jour rapides, le mode "Push" reste également bon pour l'autonomie de votre appareil.
Si vous ne aimez pas le mode "Push", vous pouvez toujours accéder au courrier électronique "à la demande" ou avoir votre relève des nouveau messages "périodiquement", tout comme avec IMAP.

IMAP

Le protocole IMAP implémenté dans Zimbra est consommateur de ressources côtés serveurs, et cela n'apporte aucune fonctionnalité pour l'utilisateur.
IMAP fonctionne très bien, mais par défaut vous pouvez vérifier les nouveaux e-mail uniquement "à la demande" ou "périodiquement". Une relève trop fréquente sera plus couteuse pour l'autonomie.
Certains appareils Android supportent la fonction "IMAP IDLE". Du point de vue de l'utilisateur final, ce est essentiellement la même chose que le mode "Push"; Toutefois IDLE consomme plus de bande passante et beaucoup plus d'énergie que ActiveSync Push.

4. Envois

La différence est dans la façon dont le message est réellement acheminé.

ActiveSync

Avec ActiveSync, les e-mails envoyés sont livrés au serveur via la même connexion ActiveSync sécurisée utilisée pour vérifier le courrier électronique et de synchroniser les calendriers, etc.
L'envoi est natif au protocole, cela nécessite donc moins de ressources pour les serveurs.

SMTP

Lorsque vous utilisez SMTP pour envoyer des courriels à partir de votre appareil, une nouvelle connexion est établie avec le serveur SMTP pour la livraison de votre message sortant.
Il faut donc des serveurs pour gérer ces connexions supplémentaires.

5. Synchronisation Calendriers, Contacts, Tâches et Notes

ActiveSync

ActiveSync vous permet de synchroniser vos calendriers, contacts, tâches et notes avec le serveur (c'est bien sûr au choix de l'utilisateur).
Ceux-ci peuvent et sont souvent différents de vos calendriers personnels, contacts, tâches et notes.
Ce service de synchronisation fonctionne aussi en mode "Push" ... afin que les modifications apparaissent sur votre téléphone en temps réel et sans surcoût important de batterie.

Vous accédez aussi à la GAL (Liste globale des adresses) permettant l’auto-complétion pour toutes les adresses et téléphones professionnels renseignés dans Adonis.

IMAP + SMTP

Il n'y a pas une telle fonctionnalité avec IMAP et SMTP.

Comment transférer mes messages dans un autre compte ?

Il est recommandé de configurer une redirection de son adresse Paris-Sud vers une boîte extérieure. Pour cela:

Voici l'aide dédiée : https://adonis.u-psud.fr/adonis/aide/manuel_pdf/adonis_utilisateur_redirection.pdf

La confidentialité et la sécurité de vos données ne seront alors plus assurés par l'Université mais l'hébergeur que vous aurez choisi (dans la limite des conditions générales d'utilisation de cet hébergeur). Nous vous recommandons de lire attentivement l'ensemble de ces conditions avant d'utiliser des services extérieurs et valider ainsi qu'elles sont conformes à vos attentes.

Je ne veux pas d'une redirection, comment activer le protocole POP pour transférer mes mails?

Le protocole POP est néanmoins activable par une action de l'utilisateur (mais cela n'est pas réversible):

  • Aller dans l'onglet "Accueil" de Zimbra
  • Dans le menu "Outil Zimbra", sélectionner "Paramétrages" puis "Activer le service POP3".
  • Cocher la case après avoir pris connaissance des risques encourus et valider l'activation

La sécurité et la pérennité de vos données ne seront alors plus assurés par l'Université.

 

Comment tout de même configurer mon client de messagerie ?

Lorsque l'on rajoute un compte dans son logiciel de messagerie, celui-ci interroge automatiquement nos serveurs pour en obtenir la configuration recommandée.

Si votre client de messagerie n'est pas compatible avec cette interrogation automatique, voici les paramètres à utiliser:

Pour les Mobiles

Ajouter un compte de type Exchange/ActiveSync.

  • identifiant: prenom.nom@u-psud.fr
  • serveur: zimbra.u-psud.fr

Vous pouvez vous référer à l'aide dédiée aux mobiles via la partie Paramétrage

Pour les clients utilisant l'IMAP:

Réception avec le protocole IMAP:

  • identifiant: prenom.nom
  • serveur: zimbra.u-psud.fr
  • port: 993
  • sécurité: SSL

Envoi avec le protocole SMTP:

  • identifiant: prenom.nom
  • serveur: smtps.u-psud.fr
  • port: 465
  • sécurité: SSL
Pour les clients utilisant le POP

Réception avec le protocole POP:

  • identifiant: prenom.nom
  • serveur: zimbra.u-psud.fr
  • port: 995
  • sécurité: SSL

Envoi avec le protocole SMTP:

  • identifiant: prenom.nom
  • serveur: smtps.u-psud.fr
  • port: 465
  • sécurité: SSL

A quoi sert l'accueil Zimbra ?

L'accueil Zimbra sert à donner une vision résumée des informations qui vous concernent ainsi qu'un accès aux applications disponibles au sein de l'université avec :

  •     une page d'accueil personnalisée et configurable ;
  •     un accès aux services de l'université directement depuis Zimbra ;
  •     des outils complémentaires pour Zimbra (signatures pour vos mails et d'autres à venir).

Ces informations sont disponibles dans l'onglet Accueil lorsque vous vous connectez à Zimbra.

Pour plus d'informations consultez l'ensemble des documents pour l'utilisation de l'accueil Zimbra

Comment modifier ma signature ?

Des modèles de signatures vous sont proposés dans l'onglet "Outils Zimbra" de l'accueil Zimbra. Le fonctionnement de cet outil est décrit dans la partie paramétrage de ce site .

Quelles sont les nouveautés de Zimbra 8 par rapport à Zimbra 7 ?

Les changements sont les suivants :

  •     Refonte de l'interface utilisateur,
  •     Rédaction des mails plus complète,
  •     Partage des tags entre les onglets (mails, agenda, porte-documents...),
  •     Refonte de la fonction de recherche de mails, contacts etc.,
  •     Amélioration du fonctionnement du calendrier avec une meilleure synchronisation des calendriers externes,
  •     Amélioration de la configuration pour les téléphones mobiles,
  •     Correction de bugs et failles de sécurité.

Par ailleurs, avec la mise en place de cette nouvelle version, nous proposons un outil supplémentaire : l'accueil  Zimbra.

Quelle est la taille maximale des mails ?

Le protocole SMTP n'est pas adapté aux échanges de gros fichiers.

La "règle des 10Mo" est habituellement adopté avec la plupart des fournisseurs de services de messagerie et est aussi appliqué sur la messagerie de l'Université.

Un mail ne peut pas dépasser 10Mo, soit environ 7 Mo de pièces jointes (du fait de l'encodage en base64 des attachements)

Comment faire parvenir des gros fichiers à un correspondant ?

Une plateforme dédiée d'échange de fichiers est disponible via https://transfert.u-psud.fr

Elle vous permet aussi de créer un compte invité temporaire pour que votre correspondant puisse vous envoyer des documents

Comment archiver et télécharger ses mails?

Il faut utiliser la zimlet "Sauvegarde zimbra" qui se trouve en bas à gauche dans l'onglet "Mail".

  • Cliquer sur la zimlet "Sauvegarde zimbra" pour ouvrir la fenêtre,
  • Sélectionner le dossiers à archiver, (ses sous-dossiers seront également archivés)
  • Valider.

Après quelques instants, une archive va être créée (suivant la taille des dossiers) et sera en cours de téléchargement sur votre poste de travail. L'ensemble des mails est alors accessible sur votre poste de travail sous la forme d'une archive. Ces mails sont lisibles dans un autre logiciel (type Thunderbird) en double cliquant sur le mail voulu.

A noter que l'archive NE SUPPRIME PAS les mails sur zimbra. Pour les supprimer, vous devez le faire vous même.

Comment utiliser l’anti-spam ?

Le personnel peut se connecter sur l'adresse https://antispam.u-psud.fr.

L'authentification se fait avec vos identifiants Adonis.

Comment consulter les messages reçus considérés comme spam (Quarantaine)?

Cliquez sur "Messages Bloqués", vous visualisez la liste des messages bloqués. Vous pouvez alors les débloquer si nécessaire.
Le message débloqué arrive dans votre boite dans le quart d'heure.

Aide: https://antispam.u-psud.fr/help/end_user_fr.html#eui_mess_blocked

Combien  de temps sont conservés les mails dans la quarantaine ?

Les mails sont disponibles pendant 28 jours.

Comment bloquer des expéditeurs ?

Cliquez sur "Expéditeurs Bloqués", vous visualisez la liste des expéditeurs déjà bloqués et vous pouvez en rajouter.

Aide: https://antispam.u-psud.fr/help/end_user_fr.html#eui_block_send

Comment approuver des expéditeurs ?

Cliquez sur "Expéditeurs Approuvés", vous visualisez la liste des expéditeurs déjà approuvés et vous pouvez en rajouter.

Aide: https://antispam.u-psud.fr/help/end_user_fr.html#eui_app_send

Comment être averti des messages bloqués ?

Cliquez sur "Options",puis cochez "Avertissez-moi régulièrement si des messages ont été bloqués."

Aide: https://antispam.u-psud.fr/help/end_user_fr.html#eui_options

Comment désactiver l’anti-spam et recevoir tous les messages ?

Cliquez sur "Options",puis cochez "Désactiver l'option bloquant tout spam et contenu offensant dans mes messages."

Aide: https://antispam.u-psud.fr/help/end_user_fr.html#eui_options

Combien de temps les messages sont conservés dans la Corbeille ?

Les messages dans la corbeille sont conservés 30 jours.  Il est donc important de ne pas utiliser la corbeille comme dossier d'archives.

Combien de temps les messages sont conservés dans le dossier Spam ?

Les messages dans la corbeille sont conservés 15 jours.

Puis-je restaurer un message que j'ai supprimé ?

Lorsque vous supprimez un message, il va automatiquement à la Corbeille.

Si vous avez vidé votre Corbeille ou que le mail a été retiré automatiquement de la Corbeille (30 jours), vous pouvez encore le restaurer en faisant bouton droit sur le dossier Corbeille et en choisissant "Restaurer objets supprimés"
Une fenêtre apparaît alors pour choisir les mails à restaurer.

Quel est mon quota ?

Le quota est de 20Go pour le personnel et 10Go pour les étudiants

Puis-je avoir une augmentation de la taille de mon quota ?

La taille des boîtes a une incidence sur la volumétrie totale du stockage mis à disposition des utilisateurs. Vous n'en avez pas conscience forcément, mais avec 20 Go de quota par utilisateur, l'Université Paris-Sud est un des établissements qui, en France, offre le plus de stockage à ces utilisateurs.
Il existe également d'autres outils permettant d'échanger des fichiers de taille importante (http://transfert.u-psud.fr/ par exemple).
Une demande d'augmentation en tant qu'utilisateur est compréhensible, mais sachez que nous sommes tout à fait conscients des attentes et que nous faisons ce que nous pouvons avec les moyens qu'on nous avons.
Pour alléger votre compte, vous pouvez par exemple chercher les mails de plus de 2 ans et de plus de 5Mo, et voir l'utilité de leur conservation. Voici la recherche à saisir:  larger:5MB before:-2years

Comment vérifier mon quota ?

Une fois authentifié sur Zimbra, laissez le curseur sur votre nom qui apparaît en haut à droite de votre fenêtre

quota

Mon compte de messagerie est-il sauvegardé ?

Oui, les donnés de votre compte sont sauvegardées tous les soirs sur les 30 derniers jours.

De plus, votre compte est conservé jusqu'à un mois après sa suppression d'Adonis.

Comment utiliser la messagerie instantanée ?

Depuis l'interface Web Zimbra, en bas à droite de votre fenêtre.

Depuis tout client jabber/XMPP installé sur un poste de travail ou un mobile.

Dans tous les cas, il faut ajouter les contacts avec lesquels vous souhaitez converser et ceux-ci acceptent.

Comment signaler un spam ?

Depuis l'interface Web Zimbra, ouvrez le mail en question, puis cliquez sur le bouton "Spam" dans la barre d'outils.

Le message est alors automatiquement déplacé dans votre dossier Spam.

Comment désactiver la fenêtre de messagerie instantanée qui s'affiche en bas à droite ?

Depuis l'interface Web Zimbra, allez à l'onglet Préférences.

Dans la partie gauche, choisissez "Zimlets, et décochez la zimlet chat. Finissez en cliquant sur le bouton "Enregistrer.

Comment configurer le mailto dans Firefox ?

1- Dans la barre d'adresse de Firefox tapez : about:config
2- Recherchez :   gecko.handlerService.allowRegisterFromDifferentHost
3- Double-cliquez sur cette ligne pour changer la valeur booléenne de “false” à “true”
Conservez cette fenêtre ouverte sur cette page, vous devrez re-cliquer sur cette ligne un peu plus tard  
4- Faites F12 et sélectionnez la Console puis tapez (ou copiez/collez) au besoin taper "autoriser le collage" (voir copie d'écran):
javascript:window.navigator.registerProtocolHandler("mailto","https://zimbra.u-psud.fr/?view=compose&to=%s","Zimbra");
5- Un message d'avertissement s'affiche, acceptez la déclaration de l'application Zimbra
6- Double-cliquez de nouveau sur : gecko.handlerService.allowRegisterFromDifferentHost
Cela refait passer la variable booléenne de “true” à “false”
7- Dans Firefox sélectionnez : Outils/options/applications/mailto, cliquez sur "toujours demander" et sélectionnez  "utiliser Zimbra"

Il faut en plus que les cookies soient autorisés pour le domaine https://u-psud.fr et que votre messagerie zimbra soit ouverte afin de pouvoir utiliser le "mailto"

Comment utiliser le Correcteur Orhtographique dans Zimbra ?

Le correcteur orthographique interne à Zimbra n'utilise qu'une langue à la fois. (Celle indiquée dans les Préférences)
Si vous avez besoin d'un correcteur plus spécifique (plusieurs langues, dictionnaire personnel), celui intégré à votre navigateur web est recommandé.

Firefox: https://support.mozilla.org/fr/kb/comment-utiliser-correcteur-orthographique

Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95604?hl=fr